PowerPoint ファイルを PDF に変換 | ノートを利用した注釈付き PDF の作成

PowerPoint には、PDF に変換してファイルを保存する機能があります。
この PDF ファイルを利用すると、PowerPoint がインストールされていないパソコンでも、プレゼンテーションを行うことができます。また、作成した PowerPoint と異なるバージョンの PowerPoint がインストールされている場合、正常に表示されないこともありますが、PDF ファイルを利用するとその心配がありません。

一方、アドインの Acrobat PDFMaker を PowerPoint に組み込んでおくと、より細かなオプションを設定して、PDF ファイルを作成できます。特に、PowerPoint のノートに記載したテキスト（スピーカーノート）を PDF の注釈に自動変換する機能が便利です。

この「注釈付き PDF ファィル」を、本サイトでは配布しています。スライドを見ただけでは理解し難い内容であっても、注釈を参考にすると容易に理解することができます。

なお、この投稿は以下を利用して作成しました。
Microsoft Windows 10
Microsoft 365 PowerPoint 2016（サブスクリプション）
Adobe Acrobat Pro DC（サブスクリプション）
Adobe Acrobat Reader DC

１　PowerPoint のノート機能

まずはじめに、PowerPoint のノートを説明します。

PowerPoint のスライドの下側にノートがあります（表示１）。ここにスライドの説明やメモなどのテキスト（スピーカーノート）を記述します。
プレゼンテーションの実行中、このスピーカーノートを発表者だけが手元のパソコンで見られるので便利です。

この事例（表示１）は、本サイトで配布している PDF ファイルの、元になっている PowerPoint ファイルです。スライドの内容を説明するために、ノートのテキストは話し言葉になっています。
一方、プレゼンテーションで利用する場合は、必要最小限の要点を箇条書きにします。スライドによってはノートが空白の場合もあり得ます。

なお、ノートが開いていない場合、画面下部にある［ノート］をクリックすると表示されます。ノートの領域の大きさを変えるには、スライドとノートの境界をドラッグします。

ノートの書式（フォントなど）は、ノートマスターで設定します。これは、スライドの書式をスライドマスターで設定する方法と同じです。リボンのタブから［表示］＞［マスター表示］＞［ノートマスター］の順に選択して設定します。

ノートとスライドを対にして、表示・印刷ができます（表示２）。
表示する場合、リボンのタブから［表示］＞［ブレゼンテーションの表示］＞［ノート］の順に選択します（表示３）。元の表示に戻すには［標準］を選択します。
表示２の状態でも、ノートの記述や修正が可能です。
この状態のとき、ノートの書式がノートマスターの指定と異なっている場合があります。これを修正するには、空いているスペースで右クリックして［ノートのレイアウト…］を選択します（表示４）。［□マスターと同じ(R)］にチェックを入れて［OK］をクリックすると、ノートマスターで指定した書式に修正できます。

ノートとスライドを対にして印刷するには、リボンのタブから［ファイル］＞［印刷］＞［設定］＞［フルページサイズのスライド（デフォルト）］＞［印刷レイアウト］＞［ノート］の順に選択します（表示５）。なお、デフォルトの表示は［フルページサイズのスライド］ですが、これをクリックすると［印刷レイアウト］のダイアログが表示されます。
ダイアログに表示されているとおり、［ノート］の他に、［フルページサイズのスライド］、［アウトライン］、［配布資料］の形式でも印刷できます。

２ PowerPoint の機能を利用して PDF を作成する方法

PowerPoint による PDF ファイルの保存は、［名前を付けて保存］、［エクスポート］、［印刷］の３か所から実行します。

PowerPoint の［名前を付けて保存］によるPDFへの変換

リボンのタブから［ファイル］＞［名前を付けて保存］＞［ファイルの種類(T)］→［PDF(*.pdf)］＞［その他のオプション］＞（ファイル名、保存場所を設定）＞［オプション(O)］＞（ダイアログで設定）＞［OK］＞［保存(S)］の順に選択します。
［その他のオプション］を選択する前に、［ファイルの種類(T)］→［PDF(*.pdf)］を設定しておくことがポイントです。
このダイアログ（表示６）の中で、［発行対象］のデフォルトは［スライド］です。これをクリックすると、［配布資料］、［ノート］、［アウトライン］に変更できます。これらを選択したときのPDFのイメージは、表示５を参照してください。

なお、現時点で、変換したPDFに「開く際のパスワード」を付ける機能は PowerPoint にありません。Microsoft Office の中で、Word のみがパスワードを付けた PDF を作成できます。
また、この後で説明するアドイン Acrobat PDFMaker を PowerPoint に組み込むと、パスワードを付けたPDFを作成できます。

PowerPointの［エクスポート］によるPDFへの変換

リボンのタブから［ファイル］＞［エクスポート］＞［PDF/XPS ドキュメントの作成］＞［PDF/XPS の作成］＞（ファイル名と保存場所を選択）＞［オプション(O)］＞（ダイアログで設定）＞［OK］＞［発行(S)］の順に選択します。
オプションのダイアログは、上記の［名前を付けて保存］と同じです（表示６）。

PowerPointの［印刷］によるPDFへの変換

リボンのタブから［ファイル］＞［印刷］＞［プリンター］→［Microsoft Print to PDF］＞（変換する範囲、レイアウトなどを設定）＞［印刷］＞（ファイル名と保存場所を選択）＞［保存(S)］の順で選択します。
レイアウトを設定するには、デフォルトで［フルページサイズのスライド］と表示されている部分をクリックして、［印刷レイアウト］のダイアログ（表示５）で指定します。

変換したPDFにハイパーリンク（テキストなどにWebページなどへの参照関係をもたせること）は引き継がれません。また、スライドの上下に余白が付きます。

３　Acrobat PDFMaker によるPDFへの変換

Acrobat PDFMaker は、Microsoft Office アプリケーションで PDF ファイルを生成するためのアドインです。Acrobat をパソコンにインストールすると、アプリケーションに PDFMaker が組み込まれます。
アドインが組み込まれると［Acrobat］というリボンのタブが新規に追加されるので、［Acrobat］＞［PDFを作成］を選択します（図７）。または、既存のタブから［ファイル］＞［Adobe PDFとして保存］を選択しても同じ機能が使えます。
PDFへの変換に関する様々な設定は、［Acrobat］＞［環境設定］で行います。

Acrobat をインストールしてもタブ［Acrobat］が表示されない場合、ネット上のアドビサポート「PDFMaker による PDF の作成」を参照してください。
また、PDFMaker のバージョンと PowerPoint のバージョンの互換性に問題があり、PDF への変換ができないことがありました。この場合、 Acrobat と PowerPoint をアップグレードして改善されました。詳しくは、ネット上のアドビサポート「Microsoft Office における Acrobat PDFMaker に関する問題のトラブルシューティング」を参照してください。

このPDFファイルを保存する過程で、さまざまなオプションを設定できます。たとえば、
・「開く」「印刷」「編集」を許可するパスワードの設定
・スライドのタイトルを PDF のしおりに変換
・ノートのテキストを PDF の注釈に変換（「注釈付き PDF」の作成）

PowerPoint のノートにテキストがある場合、Acrobat PDFMaker で PDF に変換する過程において（表示７）、ノートのテキストを PDF の注釈に変換するか否かを尋ねてきます（表示８）。ここで［はい(Y)］をクリックすると、「注釈付き PDF」が作成できます。

「注釈付き PDF」を Acrobat Reader DC で読み込むと、スライドの右隣に注釈が自動的に表示されます（表示９）。別のスライドに移動すると、これに同期して、該当する注釈が自動的に表示されます。

なお、注釈が表示されない場合は、［コメント］をクリックして注釈を表示します（表示10）。注釈を非表示にするには、右上の［閉じる］をクリックします。
また、注釈を開く、あるいは閉じるには、三角の印をクリックします（表示11）。

４　PowerPointから変換した PDF ファイルの比較

ここまで、PowerPoint の機能と Acrobat PDFMaker の機能を使って、PDF ファイルを作成する方法を説明してきました。これらの手順で作成した PDF を比較して、表示11 にまとめました。なお、これらの PDF の作成において、オプションの設定を厳密に揃えてはいません。

変換前の PowerPoint ファイル（pptx ファイル）は、テキストと画像を含んでおり、4,915 KB です。これを PDF に変換した結果、［名前を付けて保存］と［エクスポート］がほぼ同じサイズで約 4,900 KB、［印刷］ではそれよりも約 500 KB ほど大きくなりました。また、［PDFMaker］を使うと約 7,000 KBでした。なお、オプションの設定の仕方でサイズが変わりますから、このサイズの比較は厳密ではありませんので、参考程度に見てください。

これらの PDF ファイルを Acrobat Pro DC で縮小したところ、［PDFMaker］から変換した PDF の縮小程度が大きく、約 1,800 KB 小さくなりました。
また、Acrobat Pro DC の［ファイルを比較］ツールを使った結果、［名前を付けて保存］と［エクスポート］から作成した PDF は、数か所の軽微な差が検出されましたが、ほぼ同一と判断されました。

おわりに

本サイトでは「注釈付き PDF」を配布しています。
注釈を読むことによって、スライドの内容を容易に理解できるようになっていますから、十分にその効果を活用してください。

内容の正確を期すように最大限努力しましたが、これらの内容に関しては自己責任で利用してください。
（2023年4月28日）